Trudno wyobrazić sobie zawodową rzeczywistość bez pisania e-maili. Nie da się ukryć, że jest to bardzo profesjonalna forma komunikacji. Zdarza się jednak, że zajmuje nam za dużo czasu. Rozwiązaniem może być sprytne zarządzanie skrzynką e-mailową.
W życiu codziennym – głównie zawodowym, ale też prywatnym, rodzinnym – musimy mierzyć się ze stertą wiadomości e-mail. Nie zawsze umiemy zarządzać swoją skrzynką tak, aby nie panował w niej chaos. Na szczęście istnieją proste sposoby, które – wprowadzone od zaraz – pomogą nam zapanować nad korespondencyjnym bałaganem. A więc od czego zacząć, by raz na zawsze pożegnać problem przeoczonych, zapomnianych i zakopanych e-maili?
Ile newsletterów dziennie otrzymujesz? A ile z nich faktycznie czytasz? No właśnie. Aby zrobić porządek w swojej skrzynce mailowej, przejrzyj wszystkie subskrypcje i zrezygnuj z tych, których nie potrzebujesz. Rezygnacja bywa trudna, ale gdy przypomnisz sobie, kiedy ostatni raz czytałeś danego newslettera, decyzja będzie łatwiejsza.
Przyjrzyj się również spamowi. Skorzystaj z dobrego filtru antyspamowego i w miarę możliwości usuń swojego e-maila z baz danych. Podobnie zrób porządek z komunikatami i automatycznymi powiadomieniami. Jeśli ich nie czytasz, ustaw odpowiedni filtr, dzięki któremu takie wiadomości będą usuwane. A jeśli jednak je czytasz, to naucz się je usuwać od razu po przeczytaniu lub umieszczać w odpowiednich, stworzonych przez Ciebie folderach – w ten sposób łatwo je znajdziesz, gdy zajdzie taka potrzeba.
Przychodzące powiadomienia o nowych wiadomościach są rozpraszające i odrywają od pracy. Nawet jeśli wydaje nam się, że czytanie na bieżąco każdego nowego e-maila zajmuje tylko chwilę, to w ciągu dnia może uzbierać się takich chwil kilkadziesiąt, co przekłada się na konkretne, zmarnowane minuty. Ustal, kiedy w ciągu dnia będziesz zaglądać na skrzynkę (mogą to być stałe godziny) i zajmować się odpisywaniem na wiadomości. Takie ustalenie pozwoli lepiej zorganizować pracę.
To prosta i skuteczna zasada zarządzania czasem. Zakłada, że jeśli wykonanie danej czynności nie zajmie więcej niż dwie minuty, to należy wykonać ją natychmiast. Tę zasadę można zastosować, gdy chce się umiejętnie zarządzać e-mailami. Najlepszym sposobem na utrzymanie porządku w wiadomościach jest ich usuwanie od razu po przeczytaniu, odpisywanie na nie lub umieszczenie w odpowiednich folderach. A te czynności jesteśmy w stanie wykonać w ciągu dwóch minut.
Jeżeli odpisywanie na e-maile pochłania nam więcej czasu, zastanówmy się, czy nie piszemy zbyt długich i rozwlekłych wiadomości. Warto nauczyć się pisać krótko i zwięźle. Dobrymi pomysłami są także korzystanie z gotowych szablonów wiadomości i ustawienie automatycznego podpisu.
Utworzenie folderów pozwoli na lepsze sortowanie wiadomości, dzięki czemu szybciej będzie można je wyszukiwać. Kategorie ustal według własnych potrzeb, ale pamiętaj, by struktura folderów była prosta i przejrzysta, nie twórz skomplikowanych nazw. Mogą sprawdzić się na przykład takie etykiety, jak: „pilne”, „na później”, „archiwum”.
Zdj. główne: Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk/unsplash.com
