Zarządzanie wiadomościami e-mail – sprytne sposoby

/
Potrzebujesz ok. 3 min. aby przeczytać ten wpis

Trudno wyobrazić sobie zawodową rzeczywistość bez pisania e-maili. Nie da się ukryć, że jest to bardzo profesjonalna forma komunikacji. Zdarza się jednak, że zajmuje nam za dużo czasu. Rozwiązaniem może być sprytne zarządzanie skrzynką e-mailową.

W życiu codziennym – głównie zawodowym, ale też prywatnym, rodzinnym – musimy mierzyć się ze stertą wiadomości e-mail. Nie zawsze umiemy zarządzać swoją skrzynką tak, aby nie panował w niej chaos. Na szczęście istnieją proste sposoby, które – wprowadzone od zaraz – pomogą nam zapanować nad korespondencyjnym bałaganem. A więc od czego zacząć, by raz na zawsze pożegnać problem przeoczonych, zapomnianych i zakopanych e-maili?

Na początku zrób porządek

Ile newsletterów dziennie otrzymujesz? A ile z nich faktycznie czytasz? No właśnie. Aby zrobić porządek w swojej skrzynce mailowej, przejrzyj wszystkie subskrypcje i zrezygnuj z tych, których nie potrzebujesz. Rezygnacja bywa trudna, ale gdy przypomnisz sobie, kiedy ostatni raz czytałeś danego newslettera, decyzja będzie łatwiejsza.

Przyjrzyj się również spamowi. Skorzystaj z dobrego filtru antyspamowego i w miarę możliwości usuń swojego e-maila z baz danych. Podobnie zrób porządek z komunikatami i automatycznymi powiadomieniami. Jeśli ich nie czytasz, ustaw odpowiedni filtr, dzięki któremu takie wiadomości będą usuwane. A jeśli jednak je czytasz, to naucz się je usuwać od razu po przeczytaniu lub umieszczać w odpowiednich, stworzonych przez Ciebie folderach – w ten sposób łatwo je znajdziesz, gdy zajdzie taka potrzeba.

Następnie zadbaj o dobre nawyki

Wyznacz czas, który poświęcisz na sprawdzenie wiadomości e-mail

Przychodzące powiadomienia o nowych wiadomościach są rozpraszające i odrywają od pracy. Nawet jeśli wydaje nam się, że czytanie na bieżąco każdego nowego e-maila zajmuje tylko chwilę, to w ciągu dnia może uzbierać się takich chwil kilkadziesiąt, co przekłada się na konkretne, zmarnowane minuty. Ustal, kiedy w ciągu dnia będziesz zaglądać na skrzynkę (mogą to być stałe godziny) i zajmować się odpisywaniem na wiadomości. Takie ustalenie pozwoli lepiej zorganizować pracę.

Pamiętaj o zasadzie dwóch minut

To prosta i skuteczna zasada zarządzania czasem. Zakłada, że jeśli wykonanie danej czynności nie zajmie więcej niż dwie minuty, to należy wykonać ją natychmiast. Tę zasadę można zastosować, gdy chce się umiejętnie zarządzać e-mailami. Najlepszym sposobem na utrzymanie porządku w wiadomościach jest ich usuwanie od razu po przeczytaniu, odpisywanie na nie lub umieszczenie w odpowiednich folderach. A te czynności jesteśmy w stanie wykonać w ciągu dwóch minut.

Jeżeli odpisywanie na e-maile pochłania nam więcej czasu, zastanówmy się, czy nie piszemy zbyt długich i rozwlekłych wiadomości. Warto nauczyć się pisać krótko i zwięźle. Dobrymi pomysłami są także korzystanie z gotowych szablonów wiadomości i ustawienie automatycznego podpisu.

Stwórz foldery

Utworzenie folderów pozwoli na lepsze sortowanie wiadomości, dzięki czemu szybciej będzie można je wyszukiwać. Kategorie ustal według własnych potrzeb, ale pamiętaj, by struktura folderów była prosta i przejrzysta, nie twórz skomplikowanych nazw. Mogą sprawdzić się na przykład takie etykiety, jak: „pilne”, „na później”, „archiwum”.

Zdj. główne: Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk/unsplash.com

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Jak przygotować się do wielodniowego spływu kajakowego?
/
Jak przygotować się do wielodniowego spływu kajakowego?
Przygotuj się do wielodniowej przygody na rzekach z naszym kompletnym przewodnikiem. Dowiedz się, co zabrać ze sobą, jak planować trasę, jakie umiejętności są niezbędne i jak dbać o bezpieczeństwo na wodzie.
Nowoczesne narzędzia i techniki zarządzania przedsiębiorstwem, które warto poznać
/
Nowoczesne narzędzia i techniki zarządzania przedsiębiorstwem, które warto poznać
W tym artykule przedstawimy kilka innowacyjnych narzędzi i technik, które warto poznać, w tym systemy business intelligence, które mogą znacząco wpłynąć na rozwój przedsiębiorstwa.
Techniki tatuażu i znaczenie różnych rozmiarów oraz oznaczeń igieł
/
Techniki tatuażu i znaczenie różnych rozmiarów oraz oznaczeń igieł
Zrozum techniki tatuażu, znaczenie różnych rozmiarów i oznaczeń igieł. Poznaj, jak różne techniki wpływają na rezultat końcowy oraz jak wybór narzędzi może przekładać się na komfort i satysfakcję z wykonania tatuażu.